Labai dažnai jūs galite išgirsti, kaip kažkas laiko labai trūksta. Jie sugebėtų padaryti viską, jei per dieną būtų daugiau nei dvi ar tris valandas. Tuo pat metu yra žmonių, kurie ramiai valdo savo užduotis, netgi sugeba padėti kitiems. Kodėl taip? Galų gale, pirmą ir antrą dieną 24 valandas. Laiko valdymas atsako į šį klausimą. Kas tai? Kaip išmokti valdyti savo laiką? Ar yra veiksmingų metodų, kurie padėtų racionaliai gyventi ir dirbti produktyviai?
Kas yra laiko valdymas?
Laiko valdymas yra laiko valdymo menas. Tai apima tikslų nustatymo, planavimo, kontrolės, motyvacijos, tinkamo prioritetų nustatymo metodus. Jūs galite apsvarstyti laiko valdymą kaip daugybę metodų, kuriais siekiama pagerinti asmeninį efektyvumą. Įprasta aptarti ne laiko valdymo įrankius, bet tikslų nustatymo, motyvacijos, delegavimo ir kt. Metodus.
Šio mokymo struktūroje išsiskiria keturi pagrindiniai blokaikurie sudaro laiko valdymo „kopėčias“, remiantis palyginimu su kelione:
- Veiksmingumas - Atsako į klausimą "kaip eiti?"
- Technologijos - suprasti „ką daryti?“
- Strategija - padeda planuoti „kur eiti“?
- Filosofija - suteikia prasmę, atsakydamas į „kodėl eiti?“
Tinkamai suplanuokite savo gyvenimą nuo ketvirtojo bloko „Kodėl?“ į pirmąjį punktą „Kaip?“
Tai vienas pagrindinių laiko valdymo taškų - pasirinkti pasaulinį tikslą. Toliau suprasti jos įgyvendinimo kryptį. Tada nustatykite pasiekimo mechanizmus. Suprasti, kokių priemonių reikia norint įgyvendinti visus planuojamus veiksmus.
Tokios užduoties reikšmė - racionalizuoti darbą, nes viso projekto efektyvumas priklauso nuo tinkamo tikslo nustatymo ir planavimo.
Laiko valdymo atsiradimas ir formavimas
Žodžio laiko valdymas pasirodė XX a. 70-aisiais. Pasak populiarių įsitikinimų, jo autorius yra Danijos verslininkas Klaus Möller. Jis pasiūlė nešiojamąjį kompiuterį „Time Manager“, kuris tapo organizatoriaus prototipu.
Asmeniškai, kai gimė laiko valdymo pagrindai, tai neįmanoma. Galima teigti, kad senovės Romoje buvo bandoma kontroliuoti asmeninį laiką. Pirmasis rašytinis šaltinis yra Lucius Seneca pastabos, adresuotos vienam iš romėnų patriciečių. Jis rekomendavo rašyti laiko apskaitą, stebėti jo naudojimą, įvertinti savo gyvenimą. Seneca pabrėžė verslo planavimo poreikį, siūlydamas tai daryti kiekvieną rytą. Be to, romėnų filosofas pabrėžė prioritetų nustatymo svarbą, kad praleistų laiką kuo daugiau naudos.
Tikriausiai laiko supratimas, susijęs su kitomis senovės civilizacijomis, nes žmonės visur susiduria su tomis pačiomis užduotimis ir iššūkiais. Modernesnėje formoje laiko valdymas pasirodė XVIII a. Viduryje ir buvo pritaikytas pramoninės revoliucijos plėtrai.. Su augalų ir gamyklų atsiradimu ir masiniu plitimu žmogaus darbas tapo vis mažiau priklausomas nuo gamtinių veiksnių. Todėl galima supaprastinti darbo eigą.
Laiko valdymo raudonos linijos idėjos per daugelio žinomų žmonių gyvenimus. Pavyzdžiui, renesanse gyvenę italų rašytojas ir mokslininkas Leon Battista Alberti savo darbuose pabrėžė laiko valdymo svarbą. Jis atkreipė dėmesį į poreikį racionalizuoti bylas, taip pat į kasdienį planavimą. Jo laikų „laiko valdytojų“ ideologinis įkvėpėjas buvo Izaokas Niutonas, kuris aiškiai struktūrizavo visatos struktūros principus. Jo pasiūlytos idėjos paskatino daugelį amžininkų galvoti apie racionalizuoti savo gyvenimą.
Vienas svarbiausių laiko valdymo rėmėjų buvo Vokiečių filosofas Immanuelis Kantaskuris pagerino savo tvarkaraštį tiek, kad kaimynai patikrino laikrodį.
Amerikos politikas Benjamin franklinkuris davė pasauliui gerai žinomą frazę „Laikas yra pinigai“, išlaikė asmeninį dienoraštį ir taip pasiekė nemažą savikontrolės aukštį. Paprastos ir veiksmingos Franklin rekomendacijos sudarė daugelio populiarių laiko valdymo mokymų pagrindą.
Svarbų vaidmenį kuriant laiko valdymą atliko amerikiečių inžinierius. Frederikas Tayloraskuri padėjo pagrindą šiuolaikiniam valdymui ir darbo organizavimui (NE). Taylorizmas, kaip vadybos teorija, turėjo apčiuopiamą poveikį produktyvumo didinimui.
Neįmanoma prisiminti Italijos ekonomisto Wilfredo Pareto, kuris suformulavo garsų pasaulio valdymo principą „20:80“. Tokiu būdu jis iššifruojamas: 20% pastangų atneša 80% rezultatų ir atvirkščiai. Jei apibrėžsite šį „dvidešimt“, galite žymiai padidinti asmeninį efektyvumą.
Ne mažiau svarbus yra 34-ojo JAV prezidento indėlis. Dwight David Eisenhower, kuris sukūrė labai patogų prioritetų nustatymo būdą, vadinamą „Eisenhower matrica“. Jis pasiūlė suskirstyti visas bylas, atsižvelgiant į jų svarbą ir skubumą. Yra keturių rūšių užduotys:
- Svarbus, skubus;
- Svarbus, ne skubus;
- Nesvarbu, skubus;
- Nėra svarbu, o ne skubi.
Atkreipdamas dėmesį į pirmuosius du tipus ir išvengiant trečiojo ar ketvirtojo, žmogus išmoks efektyviau naudoti savo laiką.
Laikui bėgant, atsirado laiko laiko valdymo srautai. Pavyzdžiui, laiko valdymas moterims, vyrams, verslininkams, studentams, moksleiviams ir pan.
Populiariausi 21-ojo amžiaus autorių rašytojai: Brian Tracy, Davidas Allenas, Steponas Covey, Alanas Lakeanas, Danas Kennedy, Kerry Gleasonas, Siras Richardas Bransonas, Dave Crenshaw, Peteris Bregmanas, Atul Gawande ir kiti. laiko vadybininkai visame pasaulyje. Toliau aptarsime pagrindines šios krypties idėjas.
Laiko valdymo įrankiai
Pagrindiniai laiko valdymo principai daugiausia susiję su susijusiomis temomis:
- Tikslo nustatymas;
- Planavimas;
- Prioritetų nustatymas;
- Motyvacija;
- Delegacija
Jie logiškai tarpusavyje susiję, papildydami bendrą racionalaus laiko naudojimo vaizdą.
Tikslo nustatymas
Tikslas yra pagrindinis orientyras, leidžiantis nukrypti nuo pasirinkto maršruto. Tikslo nustatymas yra pagrindinis laiko valdymo darbas, kuris padeda numatyti laiko taupymą prieš pradedant darbą.
Dažniausiai yra tikslus nustatymo metodas, vadinamas SMART. Šis santrumpa reiškia, kad bus įvykdyti šie kriterijai, pagal kuriuos pasirenkamas tikslas:
- Konkretumas (konkretus) - aiškus numatomo rezultato supratimas;
- Išmatuotinas (matuojamas) - kiekybinis arba kokybinis vertinimas;
- Pasiekiamumas (pasiekiamas) - gebėjimas atlikti užduotį;
- Atitinkamas - įgyvendinimo poreikis;
- Laiko apribojimai - laiko rėmo apibrėžimas.
Jei šis tikslas atitinka „SMART“ principą, tai bus įmanoma pasiekti kuo daugiau pastangų.
Planavimas
Plano ar strategijos nebuvimas sunaikino daugybę perspektyvių įmonių. Be supratimo apie tikslą, jis turėtų būti suprantamas ir kokie „veiksmai“ yra būtini jo įgyvendinimui. Be to, pageidautina kontroliuoti gautus rezultatus.
Išrado daugelį planavimo metodų, tačiau laiko valdyme vienas iš populiariausių laikomas griežtai lanksčiu planavimu. Rekomenduojama planuoti ne daugiau kaip 60% savo dienos, paliekant 40-50% tvarkaraščio nenumatytoms situacijoms. Pageidautina apibūdinti svarbiausius uždavinius, tuo pačiu nustatant tam tikrą „rezervą“ dėl įvairių force majeure aplinkybių. Tokiu būdu bus galima išvengti neigiamų emocijų, kad jūsų planai nebūtų įvykdyti ar koreguoti. Taupymo ramybė yra vienas iš aukščiausių valdymo prioritetų.
Prioritetų nustatymas
Prioritetas - tai tvarka, pagal kurią atliekamos įvairios užduotys. Pagal įstatymą, vadinamą „Miller“ pinigine, asmens atmintyje gali būti 7 ± 2 elementai. Tai reiškia, kad normalus žmogus gali lengvai valdyti nuo 5 iki 9 skirtingų atvejų, įskaitant pomėgius ir namų darbus. Jei mažiau, tada gyvenimas taps nuobodu, o jei daugiau, smegenys negalės apdoroti visos informacijos masyvo. Tačiau yra Pareto įstatymas, pagal kurį 20% pastangų duoda 80% rezultatų ir atvirkščiai. Pasirinkus prioritetus, galite sutelkti dėmesį į tas veiklas, kurios užtikrina maksimalų poveikį.
Vienas iš geriausių prioritetų pasirinkimo būdų yra „Eisenhower matrica“, kuri minėta tekste. Skirdami savo užduotis, atsižvelgiant į jų svarbą ir skubumą, galite lengvai sukurti hierarchiją, pasirinkdami tinkamiausias ir efektyviausias sritis.
Motyvacija
Be tinkamos motyvacijos išnyksta noras dirbti ir darbo našumas sumažėja iki minimumo. Laiko vadybininkas turi sugebėti įkvėpti save ir kitus. Puikus motyvacijos metodas yra „Inkaravimo principas“. Tai reiškia tam tikrą pagirti už konkrečios užduoties atlikimą.
Pavyzdžiui, moksleivis mėgsta žaisti konsolę, bet ne daryti namų darbus. Tėvai gali su juo pasirašyti sutartį dėl namų darbų, jis turės galimybę žaisti. Palaipsniui vaikas priprato prie to, kad žaidimui seka pamokos, taip sukuriant tam tikrą refleksą. Panašiai galite daryti ir savęs motyvacijos atveju.
Delegacija
Gebėjimas perduoti (perduoti) savo užduotis kitiems, siekiant taupyti asmeninį laiką, yra labai naudingas įgūdis bet kuriam laiko valdytojui. Jo įvaldymas nėra toks sudėtingas. Svarbiausia prisiminti 10 pagrindinių delegavimo principų:
- Užtikrinti atlikėjui reikalingą paramą;
- Atsakomybė už jo darbo rezultatus;
- Preliminarus informavimas apie užsakymą;
- Atlikėjo dalyvavimas procese;
- Aiškus numatomo rezultato aprašymas;
- Normų ir darbo taisyklių formulavimas;
- Atlikėjo motyvacija, jo interesų nurodymas;
- Teisių ir pareigų paskyrimas;
- Reguliarus stebėjimas įgyvendinimo etapuose;
- Galimo nesėkmės ir valdžios grąžinimo numatymas.
Šių taisyklių laikymasis padeda išvengti daugelio delegacijos „spąstų“, iš kurių pavojingiausias yra būtinybė iš naujo atlikti darbą.
Delegacijos tema netiesiogiai apima gebėjimą pasakyti „ne“. Be mokymosi, kaip perkelti įprastinį darbą kitiems, patartina atsisakyti, jei jie bandys tai daryti su jumis.
Laiko valdymo metodai
Be leksikos iš susijusių sričių, laiko valdymas turi unikalią terminologiją ir originalius metodus. Visų pirma, verta paminėti „chronofago“ sąvoką, kovą, kuri padeda sutaupyti daug laiko. Chronophagus tiesiog reiškia „valgyti“. Tai yra visi įpročiai, situacijos ir net žmonės, kurie mums trukdo daryti tikrai svarbias užduotis. Priešingai, jie susitinka su „laiko saugotojais“, kurie, priešingai, padeda taupyti šį vertingą šaltinį. Beje, net šis terminas yra sukurtas - „laiko valdymo bacilija“, o tai reiškia optimizavimą, be jo laiko, taip pat aplinkinių žmonių, įskaitant šeimą, draugus ir darbuotojus, kasdienį rutiną, paverčiantį tikru „laiko valdytoju“.
Iš laiko valdymo metodikos populiarūs metodai vadinami „Pomidorų metodu“, „Varlių metodu“, „dramblių metodu“, „Šveicarijos sūrio metodu“ ir daugeliu kitų. kita
Pomidorų metodas
Be gebėjimo dirbti, labai svarbu išmokti ir tinkamai atsipalaiduoti. Tačiau pusiausvyra tarp apkrovos ir regeneravimo ne visada įmanoma. Tai kupina nuovargio vystymosi. Išradingas studentas iš Italijos Francesco Cirillo pasiūlė originalų požiūrį, vadinamą „Pomodoro metodu“. Jis susideda iš darbo pertraukos į 25 minučių intervalus, kurie keičiasi trijų minučių poilsio laikotarpiais - „pomidorai“. Po keturių ciklų imama 15-30 minučių pertrauka. Šis metodas leidžia ilgiau išlaikyti našumą ir entuziazmą.
Varlių metodas
Europoje yra frazė „Valgykite varlė pusryčiams“. Tai reiškia, kad. Jei ryte atliksite labiausiai nemalonų darbą, varlė, tada likusi diena bus užpildyta teigiamomis emocijomis. Šiuo laiko valdymo metodu siekiama sumažinti stresą, normalizuoti asmens emocinį foną ir psichologinį reljefą.
Dramblio metodas
Pagal "dramblys" laiko valdymas reiškia didelę ir nepatogią užduotį. Norėdami atlikti tokią užduotį, pirmiausia, jis turėtų būti suskirstytas į antrines užduotis, ty - „Iškirpkite dramblio kaulus“. Pavyzdžiui, jei būtina atlikti remontą bute, „dramblys“ gali būti suskirstytas į virtuvę, vonios kambarį, balkoną, svetainę, miegamąjį. Jie savo ruožtu „suskaidė“ kairėje arba dešinėje pusėje ir pan.
Šveicarijos sūrio metodas
Kitas būdas kovoti su "drambliais", bet šį kartą be griežto tvarkingumo. Jei kas nors susiduria su didelio masto užduotimi, nežinant, iš kurios pusės ją „išeiti“, ji turėtų išmokti iš pelės, kuri atsitiktine tvarka suskleidžia sūrio gabalus. Palaipsniui sūris „atšildo“ akis ir tampa užduotimi, atitinkančia atlikėjo galimybes.
Laiko valdymas apima daug tarpusavyje susijusių sričių. Negalima įsisavinti viso jo metodų arsenalo, bet kiekvienas gali įgyvendinti bent kai kuriuos tokio valdymo principus savo gyvenime. Jei tai padarysite be fanatizmo, nesukeldami save robotu, toks pratimas bus naudingas, padedantis jums visada rasti laiko darbui, asmeniniam gyvenimui ir savarankiškam vystymuisi.
