Kasdieniame žodyne frazė „Viskas vyksta pagal planą“. Tai reiškia, kad viskas vyksta taip, kaip buvo numatyta, be jokių mažiausių staigmenų ar netikėtumų. Bet kodėl taip svarbu? Kodėl jums reikia veiksmų plano? Kas tai? Ar įmanoma pasiekti tikslus be iš anksto nustatytos veiksmų tvarkos? Ar planas reikalingas tik darbo užduotims atlikti, ar jis yra nepakeičiamas gyvenime? Kaip išmokti planuoti savo laiką? Ar sunku tai padaryti? Ar yra veiksmingų technologijų? Kitą dešimt minučių planuojame susipažinti su šia problema.
Kas yra planas?
Planas yra sąmoningas veiksmas, būtinas norint pasiekti nustatytus terminus. Apibendrinant, plano rengimas susideda iš šių komponentų:
- Tikslo nustatymo tikslai;
- Dizainas - veiksmų programa;
- Variantų dizainas - kelių idėjų pasirinkimas;
- Terminas - terminai;
- Išteklių apibrėžimas - ko reikia, kur ją gauti;
- Atlikėjų nustatymas - kas atliks užduotį;
- Rezultatų nustatymas - modelio, plano ar projekto sudarymas.
Pavyzdžiui, įmonė nori parduoti naują produktų liniją. Pradžioje suformuluokite tikslą ir tikslus. Padaryti pavyzdinės veiksmų programos eskizus, apibrėžiant strategiją ir taktiką. Tada nustatykite paskyrimo terminus, visas jo dalis. Tada jie ieško reikiamų išteklių, jų šaltinių ir nustato atskirų atlikėjų atsakomybės sritis. Galiausiai, jie įrašo mintis apie fizinę laikmeną (popierių ar skaitmeninį dokumentą), pradedant juos įgyvendinti. Ši schema yra supaprastinta, nes yra įvairių planavimo būdų. Jų įgyvendinimas reiškia tam tikrų specialių reikalavimų vykdymą.
Kokių rūšių planų rengimas yra?
Planavimo tipologija yra plati, skiriasi pagal taikymo sritį, laiką, objektus, turinį, gylį, įsipareigojimus, tvarką, apskaitą, sritis, planavimo sprendimų koordinavimą. Tiesą sakant, viskas yra gana paprasta ir logiška. Taigi, planai yra:
- Pagal taikymo sritį:
- Bendrosios nuostatos - atsižvelgti į visas užduoties detales;
- Dalinis - aprašykite konkrečius elementus.
- Įgyvendinimo požiūriu:
- Ilgalaikė - reiškia plėtros strategiją ilgesniam nei 5 metų laikotarpiui.
- Vidutinės trukmės laikotarpis - laikotarpis nuo metų iki penkerių metų;
- Trumpalaikis - išspręsti dabartines problemas (iki 1 metų).
- Pagal objektus:
- Plano tikslai - tikslo nustatymas;
- Lėšų planas - biudžeto ir įrangos apibrėžimas;
- Vykdomasis planas - atsakingo paskyrimas;
- Programos planas - tinkamų programų kūrimas;
- Veiksmų planas - reikalingų pastangų supratimas.
- Turinys:
- Taktinis planas - sąlygų pasiekimo sąlygos;
- Strateginis planas - pagrindinė darbo kryptis;
- Veiklos kalendoriaus planas - specifikacijos ir terminų nustatymas;
- Verslo planas - visų rodiklių, kurie yra svarbūs siekiant šio tikslo, apskaitos.
- Priklausomai nuo gylio:
- Apibendrinta - atsižvelgiama į bendruosius parametrus;
- Išsami - apskaičiuokite visas galimas detales.
- Pagal pareigą:
- Privaloma (direktyva) - griežtai nustatyta;
- Neprivaloma (orientacinė) - rekomenduojama.
- Priklausomai nuo vykdymo tvarkos:
- Užsakyta - reikalauja nuoseklaus vykdymo;
- Neeilinis - pasirodo kaip reikia;
- Stumdomasis - siūloma pratęsti galimybę.
- Pagal apskaitos duomenis:
- Sunkūs planai - privalomas visų taisyklių laikymasis;
- Lankstūs planai - gebėjimas nukrypti nuo konkretaus kurso;
- Griežti lankstūs planai - lanksčių ir griežtų planų derinys.
- Pagal programą:
- Rinkodara - pasaulinės įmonės strategijos apibrėžimas;
- Finansinis - ekonominio komponento supratimas;
- Gamyba - materialinė ir techninė bazė;
- Moksliniai tyrimai - pagrindinės sąvokos formavimas;
- Asmeninis - asmeninio efektyvumo struktūrizavimas.
- Suderinus laiką:
- Vienalaikiai planai - susideda iš vieno etapo;
- Nuoseklūs planai - vyksta ilgo proceso, kurį sudaro atskiri etapai, atveju.
Dažniausiai išvardyti planų tipai yra universalūs ir gali būti naudojami tiek įmonės tikslams, tiek asmeninio efektyvumo didinimui. Pavyzdžiui, jie gali būti naudojami rengiant dienos planą. Kas tai? Pakalbėkime toliau.
Kas yra dienos planas?
Dienos planas - apgalvota veiksmų seka ateinančiai dienai. Planavimo specialistai pataria tai padaryti du kartus. Pirmą kartą - vakare, o antrasis - ryte, atsižvelgiant į galimus pokyčius.
Geriausia nepamiršti asmens fiziologinių savybių, atsižvelgiant į kasdienius bioritmus. Pavyzdžiui, smegenų veikla yra aktyvuojama nuo maždaug 10.00 iki 12.00. Per šį laikotarpį galite planuoti svarbiausias užduotis.
Tolesnė energija patenka. Ji turėtų būti papildyta pietų metu. Tada būtina leisti organizmui atsipalaiduoti, pailsėti. Nuo maždaug 14.00 iki 16.00 vyks intelektinės ir kūrybinės veiklos aktyvinimas. Šiuo metu yra tikslinga surengti susitikimus ar protą.
Arčiau 17.00 val. Yra fizinio tinkamumo piko. Šį kartą patartina skirti sporto ar lauko užsiėmimams. Tada seka vakarienė, atsipalaidavimas.
Suprasdami jų produktyviausius laiko tarpus, šiuo metu lengviau dažyti svarbius uždavinius, kad juos būtų galima atlikti kuo efektyviau ir efektyviau.
Planavimo metodai
Tarp įvairių planų rengimo galimybių yra keletas efektyviausių, kuriuos ypač populiarina laiko valdymo šalininkai:
- ABC planavimas;
- Eisenhower Matrix;
- Ganto diagrama;
- SMART planavimas;
- GTD technika.
Šie metodai gali būti taikomi atskirai arba tarpusavyje derinami. Kiekvienas iš jų yra veiksmingas sprendžiant konkrečias problemas, sutelkiant dėmesį į konkretų planavimo aspektą. Pavyzdžiui, prioritetų pasirinkimas, tikslų nustatymas arba užsakymo atvejai.
ABC planavimas
Šis planų rengimo metodas iš dalies yra panašus į Pareto taisyklę, pagal kurią 20% pastangų duoda 80% rezultatų ir atvirkščiai. Jei išmoksite nustatyti produktyviausias sritis, jos suteiks sėkmės „liūto dalį“. Taigi, ABC metodika grindžiama prioritetų nustatymu, atsižvelgiant į jų svarbą:
- A - svarbiausios užduotys (paprastai jų yra ne daugiau kaip 15%, tačiau jos sudaro apie 65% rezultatų);
- B - vidutinės svarbos klausimai (apie 20%, jų įgyvendinimo efektyvumas neviršija 20%);
- C - ne svarbios užduotys (15% sėkmės, kai užpildoma 65% laiko).
Nusprendęs ir sutelkęs pastangas, skirtas A kategorijos užduotims atlikti, asmuo žymiai padidina savo asmeninį ar darbo našumą, nes jis praleidžia mažiau laiko nenaudingam darbui.
Eisenhower Matrix
Efektyvus planavimas, grindžiamas prioritetų pasirinkimu, kurį pavadino Amerikos vadas ir prezidentas Dwight David Eisenhower. Pagal šį metodą reikia sudaryti planus, atsižvelgiant į atvejų svarbą ir skubumą. Grafiškai atrodo, kad kvadrantas suskirstytas į keturias dalis:
- Svarbi, skubi užduotis - vystymo sektorius;
- Svarbios, neatidėliotinos užduotys - reikalingų reikalų kvadratas;
- Nėra svarbu, skubios užduotys - zonos „įprastas“;
- Ne svarbi, ne skubi užduotis - laiko praradimo zona.
Pirmieji du taškai sudaro augimo ir sėkmės zoną. Trečiasis ir ketvirtasis žmonės vairuoja žmones į įprastą. Todėl geriau juos išvengti planuojant, įsisavinant gebėjimą perduoti tokias užduotis.
Ganto diagrama
Geras būdas vizualizuoti, kas yra planuojama, yra sukurti Ganto diagramą. Metodo esmė - atskirų užduočių rodymo juostų statyba, po to jų išdėstymas palei laiko ašį. Stulpelių diagramų (histogramų) naudojimą jų planams įgyvendinti pasiūlė amerikiečių inžinierius ir mokslinio valdymo specialistas - Henry Lawrence Gantt.
Šis metodas veikia kartu su kitomis technologijomis, leidžiančiomis vizualiai stebėti visus projekto įgyvendinimo etapus, taip pat suprasti padarytų pastangų efektyvumą.
SMART planavimas
Joje labiau kalbama apie tikslų nustatymo sritį, tačiau be tinkamai nustatytų tikslų, geras planas neįmanomas. Pagal šią technologiją visi tikslai turėtų būti analizuojami pagal pagrindinius kriterijus:
- Konkretus - konkretumas;
- Išmatuotina, išmatuojama;
- Galimas - pasiekiamumas;
- Atitinkama - palyginamumas su kitomis užduotimis;
- Apribotas laikas - ribotas laiko atžvilgiu.
Jei tikslas atitinka šiuos reikalavimus, tolesnis plano tobulinimas nesukels rimtų sunkumų, nes sėkmė bus nustatyta pačiame šio darbo pradžioje.
GTD technika
Originalus metodas, kurį sukūrė Amerikos ekspertų ir laiko valdymo konsultantas Davidas Allenas. Trumpas bruožas GTD reiškia „užbaigti dalykus“. Ši technologija užtikrina aiškų savo gyvenimo organizavimo algoritmą. Rekomendacijos prasideda tinkamu darbo vietos organizavimu. Ateityje būtina racionalizuoti visus jūsų reikalus ir planus, sudaryti sąrašus naudojant kalendoriaus planavimo priemonę:
- Artimiausiu metu vykdomi šie veiksmai;
- Projektai - užduotys, kurios atliekamos ilgą laiką;
- Atidėtas - įgaliojimų, perduotų kitam, skyrius;
- Nėra privaloma - kažkada neaiški.
Pagal GTD metodą, norint sėkmingai planuoti, reikia atsakyti į šiuos klausimus:
- Koks tikslas turėtų būti pasiektas?
- Kaip jis bus įgyvendintas?
- Koks yra kelias, kaip jį pasiekti?
Supaprastinus savo užduotis ir atsakant į išvardytus klausimus, asmeniui tampa daug lengviau parengti tinkamą veiksmų planą ir jį įgyvendinti.
Kas yra planavimo klaida?
Nesvarbu, koks nepriekaištingas planas, bet kokiu atveju, jis negali būti apdraustas nuo klaidų. Jų esmė - pernelyg optimistinis požiūris į prognozes. Įspūdingas pavyzdys yra darbas, kuris užtrunka pusantros valandos vietoj planuojamų 60 minučių. Tiek individualiems, tiek kolektyviniams planams taikomi panašūs netikslumai.
Pagrindinės klaidų priežastys:
- Nepakankamas ankstesnės patirties panaudojimas;
- Tendencija siekti realybės;
- Tendencija ginčyti praeities vėlavimus tik dėl išorinių veiksnių;
- Laiko vertinimo ir suvokimo netikslumai;
- Paviršiaus požiūris į užduotį.
Be laiko švaistymo, klaidose planuose yra finansinių ar gamybos išteklių nuostolių, arba netgi užduoties įgyvendinimas yra abejotinas. Todėl rekomenduojama į kiekvieną planą įtraukti konkretų laiko ir pastangų rezervą, kuris leistų manevruoti nenumatytomis aplinkybėmis ar užduočių koregavimu.
Nepriklausomai nuo to, kokia rimta užduotis, reikės jo įgyvendinimo plano. Nesvarbu, kokia skalė bus, kokioje žiniasklaidoje bus įrašyta. Svarbiausia yra atitikti visus būtinus jos parengimo reikalavimus, įskaitant būtinų pastangų ir išteklių prognozę. Yra daug būdų, kaip tai padaryti, todėl turėtumėte atidžiai perskaityti kiekvieną, kad galėtumėte pasirinkti vieną, kuris tinka atskirai.
